Die Digitalisierung im Rechnungswesen nimmt in Deutschland mit der Einführung der Elektronischen Rechnung (E-Rechnung) einen bedeutenden Schritt voran. Nach Informationen der Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz haben alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 die Verpflichtung, E-Rechnungen zu empfangen. Dieser Wechsel soll nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug unterstützen.
Die Umstellung erfolgt schrittweise für Rechnungsaussteller. Bis 2028 müssen sämtliche B2B-Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und auszustellen, mit wenigen Ausnahmen. Insgesamt verfolgt diese Regelung das Ziel, die Unternehmen auf die digitale Transformation vorzubereiten und ihre internen Prozesse anzupassen.
Einführung der E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Vorgabe, dass E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden müssen. Dies bedeutet, dass einfache PDF-Dokumente hier nicht mehr ausreichen und als „sonstige Rechnungen“ klassifiziert werden. Lediglich Rechnungen, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder interoperabel sind, werden als E-Rechnungen anerkannt, wie das Bundesfinanzministerium erklärt. Nutzer sollten sich auf Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 einstellen.
Die Verpflichtung zur digitalen Rechnungsstellung betrifft alle steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze zwischen Unternehmen im B2B-Bereich. Ausnahmen bestehen jedoch für B2C-Umsätze und gewisse umsatzsteuerbefreite Leistungen. Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ebenfalls von der Pflicht ausgeschlossen, wobei letzteres die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen umfasst.
Übergangsregelungen und Herausforderungen
Übergangsregelungen erlauben es, bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen zu akzeptieren, sofern der Empfänger dem zustimmt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro haben bis zum 31. Dezember 2027 Zeit, ihre Abläufe entsprechend anzupassen. Ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen verbindlich, während für kleinere Unternehmen zusätzliche Freizeit gewährt wird, um sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen.
Die Implementierung der E-Rechnung umfasst verschiedene Herausforderungen, darunter technische Investitionen, Schulungen der Mitarbeiter und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Die Vorteile für die Unternehmen sind jedoch nicht zu unterschätzen: Durch die E-Rechnung können Kosten gesenkt, Prozesse optimiert und Betrugsrisiken reduziert werden. Zudem fördert die E-Rechnung eine verbesserte Transparenz und Effizienz im Finanzwesen.
Die E-Rechnung ist nicht nur ein technischer Wandel, sondern ein zentraler Bestandteil des EU-weiten Maßnahmenpakets „VAT in the Digital Age“ (ViDA), das bis 2030 ein neues Meldesystem für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vorsieht. Diese Umstellung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das die Nutzung der E-Rechnung in Deutschland vorantreibt, sodass Unternehmen sich zukünftig auf eine gänzlich digitalisierte Rechnungsabwicklung einstellen können, wie WHK Controlling feststellt.
Insgesamt zeigt die Einführung der E-Rechnung die entscheidende Rolle der Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft. Unternehmen benötigen jetzt die richtige technische Ausstattung, Schulungsressourcen und Unterstützung durch Fachleute, um diesen Übergang erfolgreich zu meistern.
